Ako vystaviť faktúru ako živnostník: prvá faktúra krok za krokom

Máte živnosť a prvý klient od vás chce faktúru. Väčšina začínajúcich živnostníkov nie je platiteľom DPH, a pre nich sú pravidlá jednoduchšie, než sa zdá: hlavné povinné údaje určuje Obchodný zákonník, zákon o DPH sa ich týka len v osobitných prípadoch.^⁠[1]⁠[3]

Prejdeme si, čo si pripraviť, čo na faktúru napísať, ako ju očíslovať a poslať, ako dostať zaplatené a čo s faktúrou potom. Kde platia iné pravidlá pre platiteľov DPH, upozorníme.

Skôr než vystavíte prvú faktúru

• IČO a údaj o zápise. Živnostník je zapísaný v živnostenskom registri, a preto na obchodných dokumentoch uvádza aj označenie registra a číslo zápisu.^⁠[1]
• DIČ. Prideľuje ho daňový úrad. Od 1. 1. 2027 ho budete potrebovať aj na prijímanie e-faktúr; ak ho nemáte, finančná správa odporúča obrátiť sa na jej call centrum.^⁠[7]
• Číselný rad. Rozhodnite sa, ako budete faktúry číslovať (napríklad 2026001, 2026002 a ďalej), a pri tom zostaňte.
• Účet na platby. IBAN, na ktorý vám budú odberatelia platiť, a spôsob, akým platbu spárujete s faktúrou, najčastejšie variabilný symbol.

Čo musí byť na faktúre neplatiteľa DPH

Obchodný zákonník ukladá každému podnikateľovi uvádzať na obchodných dokumentoch obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, IČO a, ak je zapísaný v registri, aj označenie registra a číslo zápisu.^⁠[1] Ak vediete účtovníctvo, faktúra je účtovný doklad a musí mať aj náležitosti podľa zákona o účtovníctve.^⁠[5] V praxi sa na faktúre uvádza toto:

Platiteľ DPH má zoznam povinných údajov dlhší; určuje ho § 74 zákona o DPH.^⁠[4] Podrobne ho rozoberáme v článku Náležitosti faktúry 2026.

Číslo faktúry

Každá faktúra má mať poradové číslo, ktoré sa neopakuje. Chybu na faktúre, ktorú ste už poslali, neopravujte prepísaním: vystavte opravnú faktúru, ktorá sa odvoláva na číslo pôvodnej.^⁠[4] Ako na to, vysvetľujeme v článku Dobropis a opravná faktúra.

Splatnosť a čo robiť, keď klient nezaplatí

Splatnosť si dohodnete s odberateľom. Medzi podnikateľmi však zmluvná lehota nesmie presiahnuť 60 dní, ibaže sa strany výslovne dohodnú na dlhšej a dohoda nie je voči vám v hrubom nepomere; ak je odberateľom subjekt verejného práva, platí spravidla 30 dní.^⁠[1]

Ak odberateľ zaplatí neskoro, máte bez ďalšieho upozornenia nárok na úroky z omeškania a na paušálnu náhradu nákladov spojených s vymáhaním 40 €.^⁠[1]⁠[6] Najprv však stačí zdvorilá upomienka s odkazom na číslo faktúry a sumu. Ďalší postup opisujeme v článku Nezaplatená faktúra.

Ako faktúru poslať aj po roku 2027

Ako neplatiteľ DPH môžete faktúru poslať ako doteraz: v papierovej podobe alebo ako PDF e-mailom. Na tom sa ani od 1. januára 2027 nič nemení: povinnosť vyhotovovať e-faktúry majú platitelia DPH a odberateľ ju od neplatiteľa vyžadovať nemôže.^⁠[7]

Zmena sa vás dotkne inak: od 1. 1. 2027 musíte vedieť e-faktúry prijímať, ak vám ich pošle dodávateľ, ktorý je platiteľom DPH.^⁠[7] Ako si na to vybrať digitálneho poštára, opisujeme v článku Digitálny poštár krok za krokom.

Faktúra môže byť aj v cudzom jazyku; preklad do slovenčiny zabezpečujete len vtedy, ak si ho na kontrolu vyžiada daňový úrad.^⁠[2]⁠[8]

Ako dlho faktúry uchovávať

Neplatiteľ DPH uchováva desať rokov najmä faktúry, ktoré musel vyhotoviť podľa zákona o DPH (napríklad za služby pre klienta zo zahraničia), a prijaté faktúry, pri ktorých bol povinný platiť daň.^⁠[2] Ak vediete účtovníctvo, desať rokov uchovávate aj všetky účtovné doklady.^⁠[5] Najjednoduchšie je preto mať kópie všetkých vystavených faktúr na jednom mieste. Lehoty a formu archívu rozoberáme v článku Archivácia faktúr.

Ak je klient zo zahraničia

Pri službách pre podnikateľa z inej krajiny, ktorých miestom dodania je krajina odberateľa, musí faktúru vyhotoviť aj neplatiteľ DPH, a to do 15 dní od konca mesiaca pri klientovi z EÚ a do 15 dní od dodania pri klientovi mimo EÚ.^⁠[3] Ak je klient z EÚ a daň zo služby platí on, musíte sa navyše ešte pred dodaním služby zaregistrovať pre DPH podľa § 7a.^⁠[2] Všetko podstatné je v článku Faktúra do zahraničia.

Kedy začať riešiť DPH

Platiteľom DPH sa povinne stanete, keď váš obrat za kalendárny rok presiahne 50 000 € (od 1. januára nasledujúceho roka), alebo hneď dodaním, ktorým obrat v priebehu roka presiahne 62 500 €.^⁠[2] Čo sa do obratu počíta a čo robiť, keď sa k hranici blížite, je v článku Kedy sa stanete platiteľom DPH.

Kontrolný zoznam prvej faktúry

• Meno, miesto podnikania, IČO a údaj o zápise v živnostenskom registri.
• Údaje odberateľa vrátane IČO.
• Poradové číslo bez duplicít.
• Dátum vyhotovenia a dátum dodania, ak sa líši.
• Popis, množstvo, jednotková cena a suma.
• Splatnosť, IBAN a variabilný symbol.
• Žiadna DPH a poznámka, že nie ste platiteľom DPH.
• Kópia faktúry uložená na desať rokov.

Prvá faktúra vo vporiadku

1. Po registrácii odpoviete na tri otázky (vrátane toho, či ste platiteľom DPH) a vporiadku podľa toho skryje časti, ktoré nepotrebujete.
2. Do nastavení firmy doplníte svoje údaje a údaj o zápise v živnostenskom registri; na PDF faktúry sa vytlačí.
3. Pridáte bankový účet. Odberateľa vyhľadáte podľa IČO a jeho údaje sa predvyplnia z registra.
4. Vytvoríte faktúru vyplnením formulára alebo jednou vetou, z ktorej AI pripraví návrh na kontrolu. Neplatiteľovi doplní vporiadku na faktúru vetu „Nie som platiteľom DPH.“ automaticky.
5. Faktúru vystavíte a pošlete e-mailom ako PDF s platobným QR kódom PAY by square.
6. Keď klient zaplatí, zapíšete úhradu a faktúra sa označí ako uhradená.

Plán Start je zadarmo, bez platobnej karty a bez limitu faktúr, s obmedzením na 5 klientov a s vodoznakom „Vytvorené vo vporiadku“ na PDF. Plán Profi vodoznak nemá a pridáva napríklad automatické upomienky a opakované faktúry; nový účet ho má prvých 30 dní zadarmo. Ceny nájdete v cenníku.

Potrebujete len jednu faktúru hneď? Použite generátor faktúr bez registrácie. A účet si môžete založiť zadarmo.