Peňažný denník a daňová evidencia živnostníka: čo evidovať, ako a ako dlho

Živnostník, ktorý uplatňuje skutočné výdavky, nemusí viesť účtovníctvo: môže viesť daňovú evidenciu. Kto má paušálne výdavky, vedie evidenciu v menšom rozsahu.^⁠[1] V praxi sa evidencia príjmov a výdavkov najčastejšie vedie ako peňažný denník.

Prejdeme si, čo evidencia obsahuje pri paušáli a pri skutočných výdavkoch, ako vyzerá peňažný denník, aké náležitosti majú mať doklady a ako dlho ich uchovávať.

Evidencia pri paušálnych výdavkoch

Kto uplatňuje paušálne výdavky, vedie evidenciu príjmov v časovom slede a evidenciu zásob a pohľadávok.^⁠[1]⁠[2]

Výdavky okrem odvodov nesledujete, sú zahrnuté v paušále. Zaplatené poistné si však uplatňujete v preukázanej výške, preto si potvrdenia o platbách odvodov odkladajte.^⁠[1] Ako sa medzi paušálom a skutočnými výdavkami rozhodnúť, rozoberáme v článku Paušálne alebo skutočné výdavky.

Daňová evidencia pri skutočných výdavkoch

Pri skutočných výdavkoch vediete počas celého roka daňovú evidenciu o:^⁠[1]

• príjmoch v časovom slede, v členení potrebnom na zistenie základu dane,
• daňových výdavkoch v časovom slede, v rovnakom členení,
• hmotnom, nehmotnom a finančnom majetku zaradenom do obchodného majetku,
• zásobách a pohľadávkach,
• záväzkoch.

Daňovník, ktorý vedie daňovú evidenciu, nie je účtovnou jednotkou a k priznaniu neprikladá účtovnú závierku.^⁠[2]

Aké doklady potrebujete

Doklady k príjmom a výdavkom v daňovej evidencii majú spĺňať náležitosti účtovných dokladov.^⁠[1] Účtovný doklad obsahuje:^⁠[3]

• slovné a číselné označenie dokladu,
• obsah prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu, alebo cenu za mernú jednotku a množstvo,
• dátum vyhotovenia,
• dátum uskutočnenia prípadu, ak sa líši od dátumu vyhotovenia,
• podpisový záznam zodpovednej osoby, ak overenie nie je zabezpečené inak.

Faktúra má okrem toho svoje vlastné povinné údaje; zhŕňa ich článok Náležitosti faktúry 2026.

Ako vyzerá peňažný denník

Peňažný denník je chronologický zoznam platieb: každý riadok je jeden príjem alebo výdavok s dátumom, číslom dokladu, popisom, partnerom a sumou, často rozdelený na pokladnicu a banku. Na konci roka z neho vyčítate súčty, ktoré potrebujete do daňového priznania.

Pohľadávky a záväzky

Pohľadávky sú vystavené faktúry, ktoré vám ešte nezaplatili, záväzky prijaté faktúry, ktoré ste ešte nezaplatili vy. Pri skutočných výdavkoch evidujete oboje, pri paušáli pohľadávky.^⁠[1]

Faktúra, ktorú klient ešte nezaplatil, je teda medzi pohľadávkami a do peňažného denníka sa zapíše, až keď peniaze prídu. Čo robiť, keď neprichádzajú, opisujeme v článku Nezaplatená faktúra.

Časté chyby v evidencii

• Súkromné a podnikateľské platby na jednom účte bez poznámky: pri kontrole potom ťažko dokazujete, čo bol daňový výdavok.
• Zápis bez dokladu: každý príjem a výdavok potrebuje doklad, ktorý si viete kedykoľvek vytiahnuť.
• Vystavená faktúra namiesto platby v peňažnom denníku: do denníka patrí peňažný pohyb, nezaplatená faktúra je pohľadávka.
• Zabudnuté odvody: aj pri paušáli si ich uplatníte len v preukázanej výške, takže potvrdenia o platbe musíte mať.

Ako dlho evidenciu uchovávať

Daňovú evidenciu uchovávate, kým nezanikne právo vyrubiť daň.^⁠[1] Daň možno vyrubiť do piatich rokov od konca roka, v ktorom ste mali povinnosť podať priznanie; ak správca dane pred uplynutím lehoty urobí úkon smerujúci k vyrubeniu, lehota plynie znova, najdlhšie však desať rokov.^⁠[4]

Príklad: evidenciu za rok 2026, za ktorý sa priznanie podáva do 31. 3. 2027, uchovávate najmenej do konca roka 2032.

Pre faktúry platí aj zákon o DPH: platiteľ napríklad uchováva vystavené aj prijaté faktúry desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.^⁠[5]

Kontrolný zoznam

• Viete, či vediete evidenciu pre paušál, alebo pre skutočné výdavky.
• Príjmy a výdavky zapisujete v časovom slede s číslom dokladu.
• Doklady majú náležitosti účtovných dokladov.
• Pohľadávky, záväzky, zásoby a majetok máte prehľadne zvlášť.
• Evidenciu uchovávate, kým nezanikne právo vyrubiť daň, a faktúry podľa zákona o DPH.

Peňažný denník vo vporiadku

Na pláne Profi vediete vo vporiadku peňažný denník, knihu pohľadávok, knihu záväzkov a pokladničnú knihu. Zápisy vznikajú samy pri úhrade faktúry alebo nákladu a pri spárovaní pohybu na bankovom účte; ručne pridáte len to, čo nemá doklad v systéme, napríklad bankové poplatky, odvody, dane či vklady a výbery.

Obdobia uzatvárate po mesiacoch, na konci roka urobíte ročnú uzávierku a denník exportujete do CSV, napríklad pre účtovníka.

Porovnajte plány alebo si Profi vyskúšajte 30 dní zadarmo; faktúry vystavíte aj na bezplatnom pláne Start. Ak ešte len začínate, pomôže článok Ako vystaviť faktúru ako živnostník.