Грошовий журнал і податковий облік ФОП у Словаччині: що обліковувати, як і скільки зберігати

ФОП (živnostník), який заявляє фактичні витрати, не мусить вести бухгалтерський облік: він може вести податковий облік (daňová evidencia). За паушальних витрат облік вужчий.^⁠[1] На практиці облік доходів і витрат найчастіше ведуть як грошовий журнал (peňažný denník).

Розберемо, що містить облік за паушалу і за фактичних витрат, як виглядає грошовий журнал, які реквізити мають мати документи і скільки їх зберігати.

Облік за паушальних витрат

Хто застосовує паушальні витрати, веде облік доходів у хронологічному порядку та облік запасів і дебіторської заборгованості.^⁠[1]⁠[2]

Витрати, крім внесків, ви не відстежуєте, вони входять у паушал. Проте сплачене страхування ви заявляєте в підтвердженому розмірі, тож зберігайте підтвердження оплати внесків.^⁠[1] Як обрати між паушалом і фактичними витратами, розбираємо у статті «Паушальні чи фактичні витрати».

Податковий облік за фактичних витрат

За фактичних витрат ви протягом усього року ведете податковий облік:^⁠[1]

• доходів у хронологічному порядку, з розподілом, потрібним для визначення податкової бази,
• податкових витрат у хронологічному порядку, з таким самим розподілом,
• матеріального, нематеріального та фінансового майна в складі підприємницького майна,
• запасів і дебіторської заборгованості,
• зобов’язань.

Платник податку, який веде податковий облік, не є суб’єктом бухгалтерського обліку й не додає до декларації фінансову звітність.^⁠[2]

Які документи потрібні

Документи до доходів і витрат у податковому обліку мають відповідати реквізитам бухгалтерських документів.^⁠[1] Бухгалтерський документ містить:^⁠[3]

• словесне й числове позначення документа,
• зміст операції та позначення її учасників,
• грошову суму або ціну за одиницю й кількість,
• дату складення,
• дату здійснення операції, якщо вона відрізняється від дати складення,
• підпис відповідальної особи, якщо перевірку не забезпечено інакше.

Рахунок має ще й власні обов’язкові дані; їх підсумовує стаття «Реквізити рахунку 2026».

Як виглядає грошовий журнал

Грошовий журнал є хронологічним переліком платежів: кожен рядок означає один дохід або одну витрату з датою, номером документа, описом, контрагентом і сумою, часто з поділом на касу й банк. Наприкінці року з нього беруть підсумки, потрібні для податкової декларації.

Дебіторська заборгованість і зобов’язання

Дебіторська заборгованість означає виставлені рахунки, які вам ще не оплатили, а зобов’язання означають отримані рахунки, які ще не оплатили ви. За фактичних витрат ви обліковуєте обидва, за паушалу дебіторську заборгованість.^⁠[1]

Отже, рахунок, який клієнт ще не оплатив, обліковується як дебіторська заборгованість і потрапляє в грошовий журнал лише тоді, коли надійдуть гроші. Що робити, коли вони не надходять, пояснюємо у статті «Неоплачений рахунок у Словаччині».

Часті помилки в обліку

• Особисті й підприємницькі платежі на одному рахунку без примітки: під час перевірки потім важко довести, що було податковою витратою.
• Запис без документа: кожен дохід і кожна витрата потребують документа, який ви будь-коли можете показати.
• Виставлений рахунок замість платежу в грошовому журналі: журнал фіксує рух грошей, а неоплачений рахунок є дебіторською заборгованістю.
• Забуті внески: навіть за паушалу ви віднімаєте їх лише в підтвердженому розмірі, тож потрібні підтвердження оплати.

Скільки зберігати облік

Податковий облік зберігають, доки не мине право нарахувати податок.^⁠[1] Податок можна нарахувати протягом п’яти років від кінця року, у якому треба було подати декларацію; якщо податкова до спливу строку вчинить дію, спрямовану на нарахування, строк починається знову, але не довше ніж десять років.^⁠[4]

Приклад: облік за 2026 рік, декларацію за який подають до 31.03.2027, зберігають щонайменше до кінця 2032 року.

Для рахунків діє й закон про ПДВ: платник ПДВ, наприклад, зберігає виставлені й отримані рахунки десять років, що настають після року, якого вони стосуються.^⁠[5]

Чек-лист

• Ви знаєте, чи ведете облік для паушалу, чи для фактичних витрат.
• Доходи й витрати записуєте в хронологічному порядку з номером документа.
• Документи мають реквізити бухгалтерських документів.
• Дебіторську заборгованість, зобов’язання, запаси й майно ви ведете окремо.
• Облік зберігаєте, доки не мине право нарахувати податок, а рахунки за законом про ПДВ.

Грошовий журнал у vporiadku

На тарифі Profi у vporiadku ви ведете грошовий журнал, книгу дебіторської заборгованості, книгу зобов’язань і касову книгу. Записи з’являються самі під час оплати рахунку чи витрати та під час зіставлення руху на банківському рахунку; вручну ви додаєте лише те, що не має документа в системі, наприклад банківські комісії, внески, податки чи внесення й зняття коштів власником.

Періоди ви закриваєте щомісяця, наприкінці року робите річне закриття й експортуєте журнал у CSV, наприклад для бухгалтера.

Порівняйте тарифи або спробуйте Profi 30 днів безкоштовно; рахунки можна виставляти й на безкоштовному тарифі Start. Якщо ви лише починаєте, допоможе стаття «Як виставити рахунок ФОП у Словаччині».