Зберігання рахунків у Словаччині: скільки, у якій формі і що змінює е-фактура

Рахунки, як правило, зберігають десять років, що настають після року, якого вони стосуються: це діє для платника ПДВ за законом про ПДВ і для бухгалтерських документів за законом про бухгалтерський облік.^⁠[1]⁠[2]

Покажемо, який строк стосується вас, чи можна відсканувати паперовий рахунок, що має забезпечити електронний архів і чому з 2027 року е-фактуру зберігають у форматі XML.

Скільки: огляд строків

Приклад: рахунок за 2026 рік платник ПДВ зберігає до 31 грудня 2036 року. Строки можуть перетинатися; якщо ви не певні, який стосується вас, дотримуйтеся довшого.

Коротші підсумки є у статтях «Реквізити рахунку 2026» і «Як виставити рахунок ФОП у Словаччині».

Як вести сам податковий облік, показує стаття «Грошовий журнал і податковий облік ФОП».

Папір, PDF чи скан?

Рахунок може бути паперовим або електронним. Від його виставлення до кінця строку зберігання ви мусите забезпечити достовірність походження, цілісність змісту й читабельність; закон як один зі способів називає механізми контролю, які надійно пов’язують рахунок із постачанням товару чи послуги.^⁠[1]

Хто зберігає рахунки електронно, мусить для перевірки надати податковій доступ до них, можливість їх завантажити й використати.^⁠[1]

Суб’єкт бухгалтерського обліку може перевести паперовий документ в електронну форму. Під час сканування він має забезпечити повноту документа, його змістову й візуальну відповідність оригіналу, читабельність усієї площі та цілісність змісту. Такий документ вважається доказовим, і оригінал не потрібен, якщо спеціальні закони не встановлюють інакше.^⁠[5]

Захист архіву

Суб’єкт бухгалтерського обліку мусить захищати облікову документацію від втрати, крадіжки, знищення й пошкодження, а також захищати техніку, носії й програми, у яких її веде, від зловживання та несанкціонованого доступу.^⁠[2]

На практиці це означає регулярні резервні копії в іншому місці й доступ лише для тих, кому він потрібен. Архів на одному ноутбуці цей обов’язок навряд чи виконає.

Якщо рахунок іноземною мовою, переклад словацькою ви забезпечуєте лише на запит податкової для перевірки; тож архівувати його можна мовою оригіналу.^⁠[1]

Е-фактура з 2027 року: архів у XML

З 1 січня 2027 року платник ПДВ зобов’язаний зберігати електронний рахунок десять років від закінчення календарного року, якого він стосується.^⁠[6]

Фінансова управа пояснює, що е-фактура є документом у структурованому електронному форматі, тому платник архівує її у форматі XML.^⁠[7] За тим самим документом цифровий листоноша, який доставляє е-фактури, не має законного обов’язку зберігати надіслані XML-файли, тож архів є вашим обов’язком.^⁠[7]

Як обрати листоношу, описуємо у статті «Цифровий листоноша крок за кроком», а всю зміну у статті «Е-фактура з 1 січня 2027 р.».

Чек-лист

• Ви знаєте, за яким законом і скільки мусите зберігати рахунки.
• Виставлені й отримані рахунки зберігаються в одному місці, і їх легко знайти.
• Електронний архів зберігає документи читабельними й цілісними, а податкова може отримати до них доступ.
• Скани паперових документів повні й читабельні.
• З 2027 року ви архівуєте е-фактури у XML, а не лише їхні PDF.

Архів у vporiadku

Виставлені рахунки зберігаються у vporiadku, доки у вас є акаунт, а їхні PDF ви будь-коли можете завантажити; на тарифі Start вони мають водяний знак.

Отриману е-фактуру, яку ви завантажуєте як XML-файл, ми зберігаємо байт у байт у первісному вигляді разом із контрольним відбитком SHA-256 і датою кінця строку зберігання: 31 грудня десятого року після року виставлення. Завантажити й прочитати її можна на всіх тарифах.

Якщо ви закриєте акаунт, бухгалтерські документи ми не видаляємо одразу: зберігаємо їх з обмеженим доступом протягом законного строку і лише потім видаляємо. Перед закриттям можна завантажити копію всіх своїх даних.

Що ще принесе е-фактура, дивіться на сторінці е-фактура 2027; vporiadku можна спробувати безкоштовно.