Späť na úvod
Vporiadku
Vyskúšať zadarmo

Schvaľovanie nákladov a faktúr: ako to funguje

Pravidlo povie, ktoré náklady a faktúry musí pred zaplatením alebo vystavením schváliť iný človek z tímu. Doklad potom čaká na obrazovke Na schválenie.

Schvaľovanie je druhý pár očí: náklad nad 500 € zaplatíte až potom, čo ho schváli majiteľ, a faktúru, ktorú vystavuje člen tímu, pustí von admin. Doklad, ktorý pravidlo zachytí, čaká na obrazovke Na schválenie a schvaľovateľovi príde e-mail.

Postup krok za krokom

  1. Nastavte pravidlo

    V Nastavenia → Schvaľovanie kliknite pri šablóne na Použiť alebo vytvorte Nové pravidlo.

  2. Kolega zapíše náklad alebo vystaví faktúru

    Ak pravidlo sedí, náklad zostane konceptom a faktúra sa nevystaví. Obe idú na schválenie a pri doklade sa ukáže stav Čaká na schválenie.

  3. Schvaľovateľ rozhodne

    V Na schválenie klikne na Schváliť alebo Zamietnuť. Pri zamietnutí napíše komentár, autor ho dostane e-mailom.

  4. Doklad pokračuje

    Schválený náklad čaká na úhradu. Schválená faktúra sa vystaví a až vtedy dostane číslo z radu. Zamietnutý doklad autor opraví a klikne na Poslať znova na schválenie.

Čo sa počas schvaľovania nedá

  • Náklad sa nedá potvrdiť ani zaplatiť, ani ručne, ani spárovaním s výpisom z banky, ani kódom PAY by square. Nie je ani v zozname Na úhradu a nedostane sa do súboru platieb pre banku.
  • Suma, dodávateľ, mena, kategória a účet, na ktorý sa platí, sa nemenia, kým náklad čaká. Ak ich treba zmeniť, autor žiadosť stiahne, opraví náklad a pošle ho znova.
  • Faktúra sa nedá vystaviť ani upraviť; ak ju treba zmeniť, autor žiadosť stiahne. Kým čaká, má dočasné číslo NAVRH a číslo z radu dostane až pri vystavení, takže zamietnutá a vymazaná faktúra v rade neurobí dieru.

Pripomienky

Ak schvaľovateľ nerozhodne do dvoch pracovných dní, príde mu pripomienka. Víkendy a sviatky sa nerátajú.

Časté otázky

Musí aj majiteľ schvaľovať vlastné doklady?
Nie. Nikto neschvaľuje vlastný doklad. Ak v kroku zostane len autor a je to majiteľ, krok sa ráta ako schválený.
Čo ak doklad schválim a potom sa zmení suma?
Schválenie platí pre sumu, dodávateľa, menu, kategóriu a účet, na ktorý sa platí. Keď suma stúpne alebo sa zmení niečo z toho, náklad ide na schválenie znova, aj keď je už čiastočne zaplatený, aj keď ho niekto zruší a znova obnoví. Rovnako keď dodávateľ zmení IBAN vo svojej karte: platobný príkaz ani kód PAY by square sa na nový účet nepripravia, kým ho niekto neschváli.

Nenašli ste odpoveď? Napíšte nám na podpora@vporiadku.sk, odpovieme po slovensky, anglicky aj ukrajinsky.

Vyskúšajte to vo Vporiadku. Založenie účtu je zadarmo.

Vyskúšať zadarmo

Ďalšie návody

  • Pozvať účtovníka

    Ako dať účtovníkovi prístup k dokladom vo Vporiadku: vytvoríte pozvánku, pošlete odkaz, účtovník ju prijme a vidí a exportuje všetko, nič nezmení.

  • Čo vidí účtovník

    Účtovník vo Vporiadku vidí a exportuje doklady, náklady, banku a reporty, číta históriu zmien a prílohy, ale nič nevytvorí ani nezmení.

  • História zmien: kto čo zmenil

    História zmien ukáže, kto vo firme vytvoril, zmenil, vystavil alebo stornoval doklad, zaznamenal úhradu či zmenil nastavenia, s pôvodnou a novou hodnotou. Stiahnete ju do CSV.

Všetky návody