Назад на головну
Vporiadku
Спробувати безкоштовно

Періодичні рахунки, які надсилаються самі

Налаштуйте один раз, що ви виставляєте щомісяця. Vporiadku виставить рахунок у потрібний день і вранці надішле його клієнтові листом з PDF і QR-кодом.

Періодичний рахунок працює за розкладом: з одного зразкового рахунку з обраним інтервалом створюється новий рахунок з власним номером, датами й розрахунковим періодом. Якщо увімкнути Надіслати клієнтові листом, його навіть не треба відкривати: клієнт отримає рахунок сам.

Крок за кроком

  1. Підготуйте зразковий рахунок

    Виставте або збережіть рахунок, який хочете повторювати. Перевірте електронну пошту в картці клієнта: рахунок піде саме туди.

  2. Відкрийте Періодичні рахунки

    У меню виберіть Періодичні рахунки і натисніть Новий періодичний рахунок. У деталях рахунку те саме робить кнопка Створити періодичний рахунок.

  3. Виберіть інтервал і першу дату

    Виберіть зразковий документ, інтервал (щотижня, щомісяця, щокварталу, щороку) і день першого виставлення. Термін оплати, дата завершення й кількість виставлень необовʼязкові.

  4. Увімкніть виставлення й надсилання

    Увімкніть Виставляти автоматично, а потім Надіслати клієнтові листом. У першому розкладі надсилання вже увімкнене, якщо в клієнта є електронна пошта.

  5. Збережіть і стежте за історією

    Після збереження натисніть на картці розкладу Показати деталі. В Історії виставлень біля кожного рахунку видно, чи пішов він клієнтові, а якщо ні, то чому.

Коли рахунок піде

Рахунок виставляється вночі після півночі (за словацьким часом) у день, коли настає його черга. Лист іде вранці того самого дня, з 7:00 (влітку з 8:00), щоб клієнт не отримував рахунок о першій ночі. Кнопка Виставити зараз виставляє рахунок і надсилає його одразу.

Що отримає клієнт

  • Такий самий лист, як при ручному надсиланні: ваш текст з Налаштування → Надсилання листів → Тексти листів.
  • Рахунок у PDF, а в рахунку в євро ще QR-код PAY by square і посилання на оплату, якщо воно увімкнене.
  • Один лист на один рахунок. Навіть якщо розклад запуститься двічі, другий лист не піде.

Кожен надісланий лист є також в Налаштування → Надсилання листів → Історія листів, а рахунок отримує стан Надіслано.

Коли лист не пішов

Рахунок залишається виставленим завжди. В історії розкладу й на його картці видно причину:

  • У клієнта немає електронної пошти: додайте її в картці клієнта й надішліть рахунок вручну з його деталей.
  • Адресу заблоковано, бо пошта на неї вже поверталася, або поштовий сервер відхилив лист.
  • Ви тим часом сторнували, видалили або вже надіслали рахунок вручну: другий лист не надсилається.
  • Ви вимкнули надсилання до ранку, або лист чекав понад 3 дні (наприклад, після збою).
  • Надсилання перервалося посередині: Vporiadku не повторює його само, щоб клієнт не отримав рахунок двічі. Перегляньте Історію листів і за потреби надішліть рахунок вручну.

Часті запитання

Чи можна надсилати й чернетки?
Ні. Клієнтові йде лише виставлений рахунок. Якщо вимкнути Виставляти автоматично, надсилання теж вимкнеться.
Чи піде рахунок кільком людям у клієнта?
Він піде на електронну пошту з картки клієнта, так само як при ручному надсиланні.
Що буде, якщо призупинити розклад?
Призупинений розклад нічого не виставляє й не надсилає. Після відновлення він продовжує з наступного періоду.

Не знайшли відповіді? Напишіть нам на podpora@vporiadku.sk, відповімо словацькою, англійською або українською.

Спробуйте це у Vporiadku. Створення облікового запису безкоштовне.

Спробувати безкоштовно

Інші інструкції

Усі інструкції