Назад на головну
Vporiadku
Спробувати безкоштовно

Погодження витрат і рахунків: як це працює

Правило визначає, які витрати й рахунки має погодити інша людина з команди, перш ніж їх оплатять чи виставлять. Документ тоді чекає на екрані «На погодження».

Погодження дає другу пару очей: витрату понад 500 € оплачують лише після погодження власником, а рахунок, який виставляє член команди, виходить лише тоді, коли його пропустить адмін. Документ, який зачепило правило, чекає на екрані На погодження, а погоджувачу приходить лист.

Крок за кроком

  1. Налаштуйте правило

    У Налаштування → Погодження натисніть Використати біля шаблону або створіть Нове правило.

  2. Колега вносить витрату або виставляє рахунок

    Якщо правило спрацює, витрата лишається чернеткою, а рахунок не виставляється. Обидва йдуть на погодження, а біля документа видно стан Чекає на погодження.

  3. Погоджувач ухвалює рішення

    У На погодження натискає Погодити або Відхилити. Відхиляючи, пише коментар, автор отримає його листом.

  4. Документ рухається далі

    Погоджена витрата чекає на оплату. Погоджений рахунок виставляється і лише тоді отримує номер із серії. Відхилений документ автор виправляє й натискає Надіслати на погодження знову.

Чого не можна, поки документ чекає

  • Витрату не можна підтвердити чи оплатити, ні вручну, ні зіставленням із банківською випискою, ні кодом PAY by square. Її немає й у списку До оплати, і вона не потрапить у файл платежів для банку.
  • Сума, постачальник, валюта, категорія й рахунок, на який платять, не змінюються, поки витрата чекає. Щоб їх змінити, автор відкликає запит, виправляє витрату й надсилає її знову.
  • Рахунок не можна виставити чи змінити; щоб змінити, автор відкликає запит. Поки він чекає, у нього тимчасовий номер NAVRH, а номер із серії він отримує лише під час виставлення, тож відхилений і видалений рахунок не залишає дірки в серії.

Нагадування

Якщо погоджувач не ухвалить рішення за два робочі дні, йому прийде нагадування. Вихідні й свята не враховуються.

Часті запитання

Чи має власник погоджувати власні документи?
Ні. Ніхто не погоджує власний документ. Якщо в кроці залишився лише автор і це власник, крок вважається погодженим.
Що, як я погоджу документ, а потім зміниться сума?
Погодження стосується суми, постачальника, валюти, категорії й рахунку, на який платять. Коли сума зростає або щось із цього змінюється, витрата знову йде на погодження, навіть якщо її вже частково оплачено і навіть якщо її скасували й відновили. Так само, коли постачальник змінює IBAN у своїй картці: платіжне доручення й код PAY by square на новий рахунок не готуються, доки хтось його не погодить.

Не знайшли відповіді? Напишіть нам на podpora@vporiadku.sk, відповімо словацькою, англійською або українською.

Спробуйте це у Vporiadku. Створення облікового запису безкоштовне.

Спробувати безкоштовно

Інші інструкції

  • Запросити бухгалтера

    Як надати бухгалтерові доступ до документів у Vporiadku: створіть запрошення, надішліть посилання, бухгалтер його прийме, бачитиме й експортуватиме все, нічого не змінюючи.

  • Що бачить бухгалтер

    У Vporiadku бухгалтер бачить і експортує документи, витрати, банк і звіти, читає історію змін і вкладення, але нічого не створює й не змінює.

  • Історія змін: хто що змінив

    Історія змін показує, хто у фірмі створив, змінив, виставив чи сторнував документ, записав оплату або змінив налаштування, зі старим і новим значенням. Її можна завантажити в CSV.

Усі інструкції